Апостиль и легализация

Апостиль и легализация

Апостиль удостоверяет подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, а также, в отдельных случаях, подлинность штампа или печати, скрепляющих документ. Апостиль не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех государств-участников Конвенции. Апостиль может не использоваться, если существуют правовые основания, отменяющие или упрощающие легализацию документа.

button order

Форма апостиля

Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

  • Наименование государства, выдавшего апостиль
  • Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
  • Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
  • Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем
  • Название города, в котором проставлен апостиль
  • Дата проставления апостиля
  • Название органа, проставившего апостиль
  • Номер апостиля
  • Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль
  • Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

В Российской Федерации апостиль имеет чаще всего форму штампа, проставляемого на документ.

Хотя Конвенция и не предъявляет жёстких требований к форме апостиля, следует иметь в виду, что в некоторых случаях отступления от установленной формы в одном государстве могут повлечь непризнание документа, удостоверенного таким апостилем, в другом государстве. Например, Ульяновский областной суд отказался признавать доказательствами по делу об усыновлении ряд документов, удостоверенных апостилями в Германии, по причинам несоответствия этих апостилей форме, утверждённой Конвенцией.

В настоящее время прорабатывается вопрос об использовании в международной практике электронных апостилей. В частности, система электронного апостилирования внедряется в настоящее время в таких государствах как Андорра, Бельгия, Болгария, Грузия, Испания (Мурсийский регион), Колумбия, Молдавия, Новая Зеландия, США (штаты Канзас, Род-Айленд).

Проставление апостилей в России

В Российской Федерации, являющейся участником Гаагской конвенции с 31 мая 1992 года, в настоящее время право проставления апостилей предоставлено следующим государственным органам:

  • Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России) — проставляет апостили на официальные документы, подлежащие вывозу за границу, исходящие от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенные в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
  • Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации — проставляют апостили на официальные документы, исходящие от территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нотариусов, органов местного самоуправления, исполненные в субъектах Российской Федерации, на территории которых действуют соответствующие территориальные органы Минюста России, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

Апостиль, проставленный региональным управлением Росрегистрации

  • Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России) — проставляет апостили на документы о военной службе (работе) в Вооружённых Силах Российской Федерации, Вооружённых Силах Союза ССР и Объединённых Вооружённых Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации;
  • Федеральная служба по надзору в с фере образования и науки (Рособрнадзор) — проставляет апостили на документы государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях;
  • Федеральное архивное агентство России (Росархив) — проставляет апостили на архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подготовленные федеральными государственными архивами;
  • Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела — проставляют апостили на архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, исполненные по документам подведомственным им архивов;
  • Органы ЗАГС субъектов РФ — проставляют апостили на официальные документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.

 

Апостиль, проставленный Управлением ЗАГС

Также, как следует из информации Министерства иностранных дел Российской Федерации от 7 июля 2005 г., правом проставления апостилей на документы наделены Генеральная прокуратура Российской Федерации и Министерство внутренних дел Российской Федерации, однако их компетенция в данной сфере не до конца ясна. Очевидно, имеет место правопреемство этих ведомств в отношении аналогичных функций Генеральной прокуратуры СССР и МВД СССР, которые были наделены правом проставления апостиля Постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 г. № 1135.
Взаимное признание документов

С рядом государств Россия (самостоятельно или как правопреемница СССР) заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это означает, что надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством — стороной такого договора без каких-либо формальностей (нужен только заверенный перевод документа на государственный язык соответствующей страны). В отношениях с такими странами проставление на официальные документы апостиля не требуется.

Россия имеет такого рода договоры со следующими государствами:

  • большинство государств СНГ (Азербайджан, Армения, Беларусь, Казахстан, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Украина)
  • Албания
  • Алжир
  • Болгария
  • Босния и Герцеговина
  • Венгрия
  • Вьетнам
  • Грузия
  • Испания (в отношении документов ЗАГС)
  • Кипр
  • КНДР
  • Куба
  • Латвия
  • Литва
  • Македония
  • Монголия
  • Панама
  • Польша
  • Румыния
  • Словакия
  • Словения
  • Тунис
  • Хорватия
  • Чехия
  • Эстония
  • Б. Югославия (Сербия и Черногория)

Образцы:

apostille_2009-04-14_14.17.56 apostille-1

 

Консульская легализация – способ легализации документов, связанных с осуществлением внешнеэкономической деятельности. Значение и функции аналогичны значению и функциям апостиля. В отличие от апостиля применяется при документообороте, ведущемся с организациями стран, не являющихся участницами Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов (от 5 октября 1961 года), и является более сложной двусторонней процедурой.

Консульская легализация – сложная, многоступенчатая процедура, обеспечивающая подтверждение соответствие исходящего документа, направляемого в иностранное государство, законодательству страны, государственные органы которой выдали или составили данный документ. Легализация заключается в поэтапном заверении подписи должностного лица и печати организации, к которой относится это должностное лицо, в соответствии со структурой административного аппарата. Легализация документа включает:

  1. нотариальное удостоверение (в том числе перевода и подписи переводчика);
  2. удостоверение подписи нотариуса Министерством юстиции Российской Федерации;
  3. удостоверение печати Минюста России и подписи уполномоченного должностного лица в КД МИД Российской Федерации;
  4. последующее удостоверение в консульстве государства, принимающего исходящий документ.
  5. Если принимающая документ организация не требует его легализации;
  6. Если между Россией и принимающей документацию страной существует двусторонний договор о правовой взаимопомощи, согласно которому действует упрощенная схема документооборота: страны СНГ, Чехия, Сербия, Черногория, Хорватия, Словения, Босния и Герцеговина, Македония, Словакия, Польша, Китай;
  7. Если документ не подлежит легализации: документы, связанные с коммерческими или таможенными операциями (таможенные декларации, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, счета, документы о перемещении товаров через границу и т.д.), а также документы, противоречащие законодательству Российской Федерации или способные нанести ущерб ее интересам.

Документы, не требующие легализации:

  1. Если принимающая документ организация не требует его легализации;
  2. Если между Россией и принимающей документацию страной существует двусторонний договор о правовой взаимопомощи, согласно которому действует упрощенная схема документооборота: страны СНГ, Чехия, Сербия, Черногория, Хорватия, Словения, Босния и Герцеговина, Македония, Словакия, Польша, Китай;
  3. Если документ не подлежит легализации: документы, связанные с коммерческими или таможенными операциями (таможенные декларации, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, счета, документы о перемещении товаров через границу и т.д.), а также документы, противоречащие законодательству Российской Федерации или способные нанести ущерб ее интересам.